Das magische Dreieck - Fallstricke bei der Planung von betrieblichen Weihnachtsfeiern
Schon in wenigen Wochen findet in vielen Unternehmen die jährliche betriebliche Weihnachtsfeier statt. Bereits im vorgehenden Artikel zu den 5+1 wichtigsten Kriterien für die Planung haben wir unsere Erfahrungen zu den Vorbereitungen zusammengefasst. Dennoch gibt es einige Punkte auf die besonders geachtet werden sollte, da sich hier immer wieder Fallstricke auftun.
Schnellübersicht:
- Budget: Pauschalen oder All-In-One Lösungen zur Kostenkontrolle
- Terminwahl: idealerweise Donnerstags oder Freitags unter Einbezug der Mitarbeiter:innen
- Rahmenprogramm: Egal ob schlicht oder pompös, Hauptsache geplant
Im Folgenden haben wir unser magisches Dreieck für Sie in einer kleinen Checkliste etwas ausführlicher zusammengestellt:
Das Budget
Die Gestaltung der betrieblichen Weihnachtsfeier hängt, wie so vieles, vom Budget ab. Die größten Kostentreiber sind altbekannt. Anzahl der Teilnehmer, Location, Veranstaltungstechnik, Rahmenprogramm und das Catering. Viele Wünsche, Anforderungen und Ideen müssen in Einklang gebracht werden um das Budget nicht zu überreizen. Das Budget sollte zwar niemals zu knapp kalkuliert werden, aber gerade wenn der finanzielle Spielraum nicht so groß ist bieten Pauschalangebote eine gute Möglichkeiten zur Kostenkontrolle. Zusätzlich kann es vorteilhaft sein so viel wie möglich aus einer Hand zu beziehen, um Absprachen und die Kostenstruktur einfach zu halten.
Die Terminwahl
Je früher die Planungen beginnen umso besser. Die Mitarbeiter:innen haben so die Möglichkeit bspw. gemeinsam über eine Doodle-Abfrage über den Termin abzustimmen. Zeitgleich ist dies der erste Schritt alle Mitarbeiter:innen einzubeziehen und zu motivieren. Zudem erhält man wichtige Erkenntnisse über die potentielle Teilnehmerzahl. Um die Chance zu erhöhen, dass so viele Mitarbeiter:innen wie möglich teilnehmen können, die Abstimmung dennoch einfach und schnell stattfinden kann, sollte an dieser Stelle bereits ein zeitlicher Rahmen vorgegeben werden.
Das Rahmenprogramm
Ob man es weiß oder nicht. Jede betriebliche Weihnachtsfeier besitzt eine Agenda und ein Rahmenprogramm. Egal ob es darum geht, eine Rede mit Danksagung an die Mitarbeiter:innen zu halten, die Einstimmung auf das neue Jahr oder ob es ein Weihnachtswichteln geben soll - das richtige Rahmenprogramm und den richtigen Zeitpunkt zu wählen ist sehr wichtig, da auf diese Weise die Dynamik des Abends und das Erlebnis sowie die Wirkung auf die Mitarbeiter:innen stark beeinflusst werden können.
Die Mercedes-Benz Arena Stuttgart beispielsweise bietet Ihnen für Ihre betriebliche Weihnachtsfeier zwei exklusive Weihnachtsmenüs sowie verschiedene buchbare Event-Module zur Gestaltung Ihres Rahmenprogrammes an. Lassen Sie sich inspirieren.